web analytics

TIETOSUOJASELOSTE

1. REKISTERIN NIMI

Hotelli Lohja asiakas- & markkinointirekisteri

Hotelli Lohja tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU GDPR:n mukaisesti. Voimme aika ajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta joko ilmoittaen siitä etukäteen tai ilmoittamatta. Suosittelemme, että aika ajoin vierailet uudelleen tällä tietosuojaselostesivulla muutoksien huomaamiseksi.

2. REKISTERINPITÄJÄ

Elomas Oy

Y-tunnus: 05892319

Osoite: Laurinkatu 34, 08100, Lohja

Puhelin: +358 19 33 221

3. REKISTERIASIASTA VASTAAVA HENKILÖ

Elomas Oy

Joaquín Jiménez Ballester, Hotellinjohtaja

j.jimenez@hotellilohja.fi

Puhelin: +358 19 33 221

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Toimintamme pohjautuu lailliseen liiketoimintaan, joten noudatamme myös EU regulaatiota henkilötietojen tallentamisesta – tämä lyhennettynä on oheiset kuusi kohtaa:

  • Tiedot, joita henkilöstä tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja läpinäkyviä käsittelyn osalta. Tämä tarkoittaa, että voit milloin tahansa saada tietosi saataville.
  • Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – esimerkiksi tiedot, joita henkilöistä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille missään tapauksessa.
  • Minimoimme tallentamamme tiedon – tallennamme vain tarpeellisen.
  • Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä.
  • Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä
  • Tallennamme ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna.

Keräämme ja tallennamme tietoa asiakassuhteisiin perustuen tai liiketoimintaan liittyen mahdollisista uusista asiakkaista. Pääasiallisia tiedon käyttötarkoituksia ovat: majoituspalvelun tuottaminen, internetmarkkinointi, raportointipalveluiden tuottaminen, asiakasviestintä, markkinoinnin suunnittelu ja kohdentaminen, analysointi, asiakaspalvelun kehittäminen, maksunvalvonta sekä palvelun ja liiketoiminnan kehittäminen ja muut vastaavat käyttötarkoitukset. Hotelli Lohja käyttää henkilötietoja etämyynti- ja suoramarkkinointitarkoituksiin henkilötietolain sallimin tavoin. Uusien mahdollisten asiakkaiden tietojen keruu perustuu yritystoimintaan ja keräämme itse tiedot.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Tallennamme asiakassuhteeseen liittyen minimitiedot, joihin tyypillisesti kuuluu henkilön yksilöity nimi, mahdollinen yhtiö sekä kontaktitiedot kuten sähköposti ja puhelinnumero.

Kerättyjä tietoja ovat:

  • Etu- ja sukunimi
  • Titteli
  • Yhteystiedot (kuten osoite, yrityksen nimi, kontaktiedot jne.)
  • Asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto
  • Markkinointilupa tai kielto
  • IP-osoitetieto tai muu tunniste
  • Evästäiden kautta kerättävät tiedot
  • Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot
  • www-sivujen osoite

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET:

Tietolähteinä toimii muun muassa:

  • Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään rekisterinpitäjän omassa toiminnassa asiakasasioinnin yhteydessä muun muassa puhelimitse, sähköpostitse, verkkopalvelussa sekä asiakastapahtumissa
  • Lisäksi liiketoimintaan liittyen esimerkiksi uusien asiakkaiden hankintaan liittyen, voimme käyttää esimerkiksi mediasta poimittuja nimiä, joihin voimme ottaa yhteyttä liiketoimintamielessä.

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET:

Käytämme kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, mitkä saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa, ja Hotelli Lohja pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.

Luovutamme rajoitetusti henkilötietoja muille osapuolille – tämä käytännössä tarkoittaa oheista:

  • Käytämme Outlook sähköposti ohjelmistoa (webmail.azurepack) sekä Hotellinx suite -hotelliohjelmaa. Näihin tallennettuna ovat vain nimi, puhelinnumero, yritys ja osoite (vain laskutusasiakkaat) sekä sähköpostiosoite.
  • Käytämme asiakassuhteiden hoitamiseen Hotellinx suite -hotellijärjestelmän osoitteistoa, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: henkilön nimi, kontaktitiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten varaukset ja muut aktiviteetit
  • Käytämme Tietokonttori -taloushallintajärjestelmää, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: asiakkaan henkilön nimi sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten laskutus ja reskontra.
  • Käytämme uusien asiakkuuksien hoitamiseen Hotellinx suite -hotellijärjestelmää, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: henkilön nimi, kontaktitiedot.
  • Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön mukaisissa rajoissa tai määräysten niin vaatiessa esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi.

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Hotelli Lohjalla on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvallisuuskäytännöt ja prosessit turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Henkilötietoja käsittelevällä henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus.

  1. MANUAALINEN AINEISTO

Paperille käsinkirjoitetut tiedot sekä hotellin järjestelmälle tallennetusta rekisteristä tulostetut aineistot säilytetään lukitussa tilassa. Ainoastaan rekisterinpitäjällä sekä lain määräämillä viranomaisilla on käyttöoikeus aineistoon.

  1. PALVELIMELLE TALLENNETETUT TIEDOT

Järjestelmä on suojattu suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Palvelinympäristö on suojattu salasanoilla ja asianmukaisella palomuurilla. Lisäksi rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

10. TARKASTUSOIKEUDET

Sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihisi ja saada sinua koskevat virheelliset tiedot korjatuksi. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista, milloin tahansa, elleivät meidän oikeutettu etumme tai laissa asetettu vaatimus estä joidenkin henkilötietojen poistamista. Tiedot luovutetaan asiakkaalle ymmärrettävässä muodossa ja tarvittaessa kirjallisesti. Pyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti paikan päällä tai kirjallisesti omakätisellä allekirjoituksella osoitteeseen Hotelli Lohja / tietosuoja, Laurinkatu 34, 08100, Lohja.

11. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Lisäksi henkilötietoja voidaan poistaa, mikäli asiakas väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla rikollista tai muuta kiellettyä toimintaa. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tiedon korjaamiseksi. Pyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti paikan päällä tai kirjallisesti omakätisellä allekirjoituksella osoitteeseen Hotelli Lohja / tietosuoja, Laurinkatu 34, 08100, Lohja.

12. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä rekisteriselosteessa mainittuihin tarkoituksiin, ellei toisin ole sovittu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä. Markkinointikieltoja (soitto, painettu suoramarkkinointi, tekstiviesti ja sähköposti) koskevat tietojen korjauspyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti paikan päällä tai kirjallisesti omakätisellä allekirjoituksella osoitteeseen Hotelli Lohja / tietosuoja, Laurinkatu 34, 08100, Lohja.

13. EVÄSTEET

Eväste on pieni tiedosto, jonka verkkosivusto varastoi vierailijan tietokoneelle ja jonka vierailijan selain tarjoaa verkkosivulle joka kerta vierailijan vieraillessa sivustolla. Käytämme verkkosivuillamme sellaisia evästeitä, jotka tekevät mitä niiden on tarkoituskin tehdä – nimittäin parantaa käyttäjäkokemusta tai seurata Hotelli Lohjan verkkosivujen liikennettä. Voit poistaa evästeet käytöstä tai asettaa selaimen asetuksista evästeille hälytyksen.

14. VERKKOSIVUJEN ANALYYSIT JA MAINOSEVÄSTEET

Saadaksemme lisätietoa verkkosivustomme liikenteestä käytämme kolmannen osapuolen tarjoamaa analysointityökalua ja mainontaa.

Hotelli Lohja verkkosivut käyttävät Google Inc:n (”Googlen”) tarjoamaa Google Analytics –verkkoanalyysipalvelua. Google Analytics käyttää evästeitä analysoidakseen, miten käyttäjät käyttävät sivustoa. Evästeen luoma informaatio siitä, miten käytät verkkosivustoa (mukaan lukien IP- osoitteesi) lähetetään ja varastoidaan Googlen toimesta Yhdysvalloissa sijaitseville palvelimille.

Google käyttää näitä tietoja verkkosivuntarjoajan puolesta sivun käytön arvioimiseen, verkkosivujen liikennettä koskevien raporttien laatimiseen verkkosivujentoimittajille ja muiden verkkosivujen liikenteeseen ja verkkosivujen käyttöön liittyvien palvelujen tarjoamiseksi verkkosivujentarjoajalle.

Voit estää Googlen tietojen keräämisen ja tietojen käytön (evästeet ja IP-osoitteet) lataamalla ja asentamalla selaimen liitännäisohjelman, joka on saatavilla täältä: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl =en tai käyttämällä muuta mainosten- ja seurannanestotyökaluja.

Käytämme myös Google Analyticsia analysoidaksemme AdWord palvelun tietoja. Voit estää tämän tietojen käsittelyn Googlen yksityisyysasetuksien kautta täältä: https://myaccount.google.com/.

———————————————————————————————————————————————————————————————

1. REKISTERIN NIMI

Elomas Oy Tietosuojaseloste – Rekrytointi

Hotelli Lohja tallentaa ja käsittelee henkilöstönsä henkilötietoja henkilötietolain (523/1999) 10 § mukaisesti.

2. REKISTERINPITÄJÄ

Elomas Oy

Y-tunnus: 05892319

Osoite: Laurinkatu 34, 08100, Lohja

Puhelin: +358 19 33 221

3. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA:

Joaquín Jiménez Ballester, Hotellinjohtaja

j.jimenez@hotellilohja.fi

Puhelin: +358 19 33 221

Monika Viheriäkoski, Vastaanottopäällikkö

monika.viheriakoski@hotellilohja.fi

Puhelin: +358 19 33 221

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Rekisterin tarkoitus on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää Elomas Oy:sta työnantajana kiinnostuneiden työnhakijoiden työpaikkahakemuksia. Hakija voi osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen. Henkilöstöhallinnon henkilöt voivat myös yhdistää hakemuksen mahdolliseen muuhun sopivaan työtehtävään.

Yritykseen hakevien tiedot siirretään sen yksikön / toimipaikan vastaavalle esimiehelle. Hakemukset arkistoidaan henkilöstöhallinnossa.

Yhteystietoja voidaan myös käyttää työhakemusmenettelyn ja henkilöstöhallinnon rekrytointitoimintojen kehittämiseen.

Avoimia työhakemuksia säilytetään 6 kk ja kohdistettuja hakemuksia säilytetään 12 kk, hakijalta tulleen hakemuksen päivämäärästä lukien.

Rekrytoitujen työnhakijoiden hakemukset säilytetään 24 kk.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisterin tiedot pitävät sisällään seuraavat tiedot:

Työnhakijan perustiedot: etu- ja sukunimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, kielitaito.

Työhakemus ja mahdolliset liitetiedostot, sisältäen työkokemustiedot ja osaamistiedot sen mukaan, miten hakija on ne itse kirjoittanut.

Mahdolliset haastattelijan tekemät muistiinpanot, liittyen rekisteröidyn soveltuvuuteen työtehtävään.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET:

Rekisterissä olevat henkilötiedot perustuvat hakijan itsensä hakemuksessa lähettämiin tietoihin ja liittämiinsä liitteisiin.

7. TIETOJEN SÄÄNNÖMUKAISET LUOVUTUKSET:

Tietoja luovutetaan vain rekrytointiprosessissa mukana oleville osapuolille. Muuten tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman hakijan lupaa.

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Elomas Oy:lla on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvallisuuskäytännöt ja prosessit turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on ohjeistettu ja henkilöstörekisteriin pääsy on rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne henkilöt, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään.

Henkilötietoja käsittelevällä ihmisillä on vaitiolovelvollisuus.

  1. MANUAALINEN AINEISTO

Manuaalinen aineisto säilytetään asianmukaisesti lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä

  1. SÄHKÖISESTI TALLETETUT TIEDOT

Järjestelmä on suojattu suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Palvelinympäristö on suojattu salasanoilla ja asianmukaisella palomuurilla.

Hakijoiden tietoja käsittelevät vain rekrytointiprosessissa mukana olevat henkilöt.

Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

10. TARKASTUSOIKEUDET

Henkilöllä on Henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriyhdyshenkilölle (Hotelli Lohja / tietosuoja, Laurinkatu 34, 08100, Lohja.) tai se voidaan esittää henkilökohtaisesti osoitteessa: Hotelli Lohja, Laurinkatu 34, 08100, Lohja.

11. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Henkilötietoja ei luovuteta suoramainontaa, suoramarkkinointia, etämyyntiä, markkina- tai mielipidetutkimusta tai henkilömatrikkeleita varten.

———————————————————————————————————————————————————————————————

1. REKISTERIN NIMI

Elomas Oy Tietosuojaseloste – Kameravalvonta

Hotelli Lohja tallentaa ja käsittelee kameravalvonnan tuottama henkilötietoja seuraavin perustein:

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 16 §

2. REKISTERINPITÄJÄ

Elomas Oy

Y-tunnus: 05892319

Osoite: Laurinkatu 34, 08100, Lohja

Puhelin: +358 19 33 221

3. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA:

Joaquín Jiménez Ballester, hotellinjohtaja

j.jimenez@hotellilohja.fi

Puhelin: +358 19 33 221

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Rekisterin tarkoitus on ehkäistä ja selvittää tiloissa oleskelevien asiakkaiden ja muiden henkilöiden tekemiä rikoksia ja varmistaa henkilökunnan, asiakkaiden ja vieraiden turvallisuutta. (759/2004 16 § Laki yksityisyyden suojasta työelämässä.). Rekisterin tietoja työnantajalla on oikeus käyttää lisäksi yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Hotelli Lohjan kameravalvonnan piiriin kuuluvissa tiloissa ja alueella syntynyt kuva-aineisto.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET:

Hotelli Lohjan kameravalvonnan piiriin kuuluvien kameroiden välittämä kuva-aineisto.

7. TIETOJEN SÄÄNNÖMUKAISET LUOVUTUKSET:

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja luovutetaan tarvittaessa vain kohdassa 4 mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Tallennuslaite on sijoitettu lukittuun tilaan.

Rekisterin tietoja säilytetään tallentimen kapasiteetistä riippuen noin 12 vrk, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa.

Tietojen käyttö tapahtuu selaamalla kovalevyllä olevia tietoja tietokoneella.

10. TARKASTUSOIKEUDET

Henkilöllä on Henkilötietolain 26-28§:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja kameravalvontarekisteriin on talletettu.

Henkilöllä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat, tallenteiden sisältämät tiedot Henkilötietolaissa tarkemmin määritellyin oikeuksin ja rajoituksin.

Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriyhdyshenkilölle (Hotelli Lohja / tietosuoja, Laurinkatu 34, 08100, Lohja.) tai se voidaan esittää henkilökohtaisesti osoitteessa: Hotelli Lohja, Laurinkatu 34, 08100, Lohja.

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle postitse.

Tarkastuspyynnöstä peritään kohtuullinen korvaus, mikäli edellisestä tarkastuksesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

11. REKISTERIIN TALLENNETTAVIEN INFORMOINTI

Kuvattavia informoidaan kuvauspaikoilla näkyvillä ”Tallentava kameravalvonta” tyyppisillä kylteillä. Tallennuspaikalla on pyynnöstä nähtävissä rekisteriseloste.